Datenschutzerklärung für den KI Managed Service

Stand: September 2026

1. Verantwortliche Stelle

Unternehmen mit Zukunft GmbH
Vicki Janssen
[Adresse wird ergänzt]
E-Mail: vicki@ai-officer-mittelstand.de

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung und Auswertung der KI-Compliance-Analyse. Dies umfasst:

  • Identifikation Ihrer Person und Ihres Unternehmens für die personalisierte Analyse
  • Auswertung Ihrer Antworten zur Erstellung des Handlungsleitfadens
  • Erstellung und Bereitstellung des PDF-Ergebnisberichts
  • Übermittlung einer Kopie an Vicki Janssen zum Zweck der Angebotserstellung (nur bei Handlungsbedarf)
  • Speicherung für den quartalsweisen Vergleichs-Check

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Sie beauftragen uns mit der Durchführung der KI-Compliance-Analyse, wofür die Verarbeitung der angegebenen Daten erforderlich ist.

Die Übermittlung einer Kopie an Vicki Janssen erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Rahmen der Registrierung erteilen.

4. Erhobene Daten

Im Rahmen des Service werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

  • Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname
  • Unternehmensdaten: Branche, Unternehmensgröße (Mitarbeiterzahl)
  • Analysedaten: Ihre Antworten im Fragebogen (KI-Nutzung, Compliance-Status, Schulungsstand)
  • Ergebnisdaten: Ampelbewertung je Bereich (AI Act, DSGVO, NIS2), identifizierte Handlungspunkte
  • Zahlungsdaten: Zahlungsart und Zahlungsstatus (die Zahlungsabwicklung erfolgt über PayPal, siehe Abschnitt 6)

5. Speicherdauer

Ihre Analyseergebnisse werden für 6 Monate nach der Durchführung gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden alle personenbezogenen Daten und Analyseergebnisse automatisch gelöscht.

Rechnungsdaten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO) für 10 Jahre aufbewahrt.

6. Datenübermittlung an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt ausschließlich in folgenden Fällen:

  • PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.): Bei Wahl der Zahlungsart PayPal werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an PayPal übermittelt. Es gilt die Datenschutzerklärung von PayPal.
  • E-Mail-Versand: Für den Versand von Ergebnis-E-Mails nutzen wir [Dienstleister wird ergänzt]. Es gilt deren Datenschutzerklärung.

Eine Übermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU/des EWR) findet nicht statt. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert.

7. Speicherort

Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert (EU-only). Der Serverstandort ist Deutschland.

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
  • Widerruf der Einwilligung: Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
www.lfd.niedersachsen.de

10. Technische Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen folgende technische und organisatorische Maßnahmen ein:

  • Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
  • Serverseitige Verschlüsselung der gespeicherten Daten
  • Zugriffsbeschränkung auf autorisierte Personen
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates
  • Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

11. Cookies und Tracking

Der KI Managed Service verwendet keine Cookies und kein Tracking. Wir setzen keine Analyse-Tools (wie Google Analytics) ein. Ihre Nutzung des Service ist anonym, bis Sie sich registrieren.

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für alle Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem KI Managed Service wenden Sie sich bitte an:

Vicki Janssen
E-Mail: vicki@ai-officer-mittelstand.de
Telefon: [wird ergänzt]

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf den KI Managed Service unter service.ai-officer-mittelstand.de. Für die Hauptwebsite ai-officer-mittelstand.de gilt eine separate Datenschutzerklärung.